Tổng đài ảo là gì? Những lợi ích không thể ngờ khi sử dụng 

Mục lục

Tim Hieu Ve Tong Dai Ao La Gi

Tổng đài ảo đang đang được quan tâm rất nhiều, đặc biệt là trong các doanh nghiệp chú trọng đến dịch vụ khách hàng. Đây là loại hình dịch vụ tổng đài phát triển dựa trên nền tảng Internet và có nhiều ưu điểm vượt trội hơn so với tổng đài truyền thống. Vậy tổng đài ảo có những lợi thế mạnh mẽ nào giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình bán hàng, chăm sóc khách hàng, tăng trưởng doanh thu mạnh mẽ giai đoạn số hóa hiện nay?

Tổng đài ảo là gì? Những lợi ích không thể ngờ khi sử dụng  1

Tổng đài ảo là gì? 

Hiểu một cách đơn giản tổng đài ảo là một chuỗi các hệ thống điện thoại doanh nghiệp được lưu trữ, bảo mật ở trên các máy chủ thông qua mạng internet, cung cấp nghe và gọi thông qua wifi mà không cần phải kéo đường dây cáp mạng như các dịch vụ tổng đài vật lý truyền thống. Với loại tổng đài ảo công nghệ VoIP đang được sử dụng phổ biến hiện nay, có thể thiết lập dễ dàng để sử dụng ở trên: Điện thoại IP, máy tính, Smartphone.

Không chỉ xử lý nghe gọi bình thường, tổng đài ảo còn cung cấp cho người dùng nhiều tiện ích vượt trội khác như: hiển thị tên người gọi, hỗ trợ Softphone, trả lời tự động, ghi âm và nghe lại cuộc gọi, nhật ký cuộc gọi…

Tổng đài ảo là gì? Những lợi ích không thể ngờ khi sử dụng  2

Những lợi ích không thể ngờ khi sử dụng tổng đài ảo

Tổng đài ảo mang lại khá nhiều lợi ích đến cho doanh nghiệp, cùng chúng tôi điểm qua những lợi ích mà tổng đài ảo mang lại:

  • Chi phí đầu tư thấp: Chi phí dành cho tổng đài ảo thấp hơn rất nhiều so với tổng đài truyền thống (tiết kiệm được khoảng 60% chi phí). Có nhiều nguyên nhân, trong đó doanh nghiệp không cần đầu tư thiết bị tổng đài mà có thể tận dụng những thiết bị đầu cuối có sẵn như smartphone hoặc laptop để kết nối. Vì vậy không cần phải lo việc bảo trì thiết bị tổng đài cũng không lo chúng bị hư hỏng. Từ đó tiết kiệm được rất nhiều chi phí mà vẫn đảm bảo hoạt động hiệu quả.

  • Dễ dàng quản trị: Tích hợp sẵn sàng với hệ thống CRM, kết hợp các tính năng ghi âm, lịch sử cuộc gọi ra vào… giúp nắm bắt tổng quan và phân tích trực quan các vấn đề liên quan đến dịch vụ khách hàng.

  • Dễ sử dụng: Khách hàng không chỉ sử dụng mạng nội bộ LAN có sẵn mà còn có thể dùng mạng 3G, Wifi mà không hề mất phí liên lạc giữa các điện thoại nội bộ.

  • Tăng hiệu suất làm việc: Tổng đài ảo có khả năng làm việc 24/7. Khả năng mở rộng và thay đổi cực nhanh. Không cần phải đầu tư cho nhân sự quản trị hệ thống tổng đài. Thời gian để thay đổi chức năng mới cho tổng đài ảo chỉ mất trong khoảng 24 tiếng đổ lại.

  • Đường truyền ổn định, thời gian kết nối nhanh: Kết nối trong vòng tối đa 5 giây. Chất lượng dịch vụ được đảm bảo tối đa. Khả năng phủ sóng của dịch vụ tổng đài ảo không giới hạn và tăng tỷ lệ nhận cuộc gọi lên đến 90%, giảm tỷ lệ rớt cuộc gọi xuống dưới 5%.

Với dịch vụ như BizFly Call Center có hạ tầng máy chủ đặt tại Việt Nam, kết nối không chỉ nhanh và tức thì mà còn không bị ảnh hưởng do các sự cố nghẽn mạng quốc tế, đứt cáp quang biển… Tổng đài ảo của doanh nghiệp hoạt động ổn định 24/7.

  • Nâng tầm thương hiệu: Sau cùng lợi ích lớn nhất khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo là giúp nâng tầm thương hiệu doanh nghiệp. Bởi khi hiệu suất làm việc tăng cao, có thể cùng lúc xử lý được rất nhiều cuộc gọi giúp doanh nghiệp làm hài lòng đồng thời rất nhiều khách hàng. Từ đó nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng, tạo uy tín và giúp doanh nghiệp bán nhiều hàng hơn.

Tổng đài ảo là gì? Những lợi ích không thể ngờ khi sử dụng  3

Các tính năng nổi bật của tổng đài ảo 

Các tính năng nổi trội so với dịch vụ tổng đài trước đây là lý do tổng đài ảo được lựa chọn sử dụng nhiều nhất hiện nay:

Máy nhánh có thể được mở rộng không giới hạn

Giả sử doanh nghiệp đang sử dụng tổng đài ảo và sau đó mở rộng nhiều chi nhánh khác nhau. Nhờ sử dụng lưu trữ đám mây, tổng đài ảo sẵn sàng mở rộng số lượng máy nhánh đáp ứng mọi quy mô tăng trưởng nhân sự của doanh nghiệp.

Tính năng tự động gọi

Doanh nghiệp có thể tải bất kỳ danh sách số điện thoại khách hàng nào lên hệ thống, sau đó thiết lập cuộc hẹn với bản ghi được tạo sẵn từ trước. Tổng đài ảo sẽ tự động gọi cho khách hàng theo danh sách tạo sẵn và phát bản ghi âm cuộc gọi được định sẵn. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian gọi điện xác nhận đơn hàng, cuộc hẹn, chăm sóc, nhận phản hồi của khách hàng hoặc chủ động quảng cáo khi sử dụng tính năng tiện lợi này.

Tính năng quản lý khách hàng

Dịch vụ tổng đài ảo cung cấp nhiều tính năng quản lý khách hàng như: lưu trữ tên khách hàng, cuộc gọi mà khách đã gọi đến, truy xuất thông tin hiển thị pop-up thông tin, ghi chú và tương tác nhằm mục đích gia tăng hiệu suất giao tiếp với khách hàng và tăng tỷ lệ chốt sales lên mức tối đa có thể.

Tính năng chuyển hướng cuộc gọi sang số di động

Giả sử các máy nhánh của tổng đài ảo không online thì hệ thống sẽ tự động chuyển tiếp cuộc gọi qua số điện thoại cá nhân của nhân viên phụ trách. Như vậy sẽ không sợ bị bỏ lỡ những cuộc gọi quan trọng của khách hàng.

Tính năng điều hướng cuộc gọi thông minh

Điều hướng cuộc gọi là tính năng phân phối cuộc gọi đến các bộ phận chuyên biệt liên quan hoặc chuyển hướng cuộc gọi đến nhân viên gần nhất.

Tương thích với các thiết bị khác nhau (PC, Mobile, IP Phone,…)

Ngoài việc nghe gọi dễ dàng trên điện thoại IP, tính năng này giúp cho nhân viên nghe gọi dễ dàng trên nhiều thiết bị khác như máy tính (ví dụ gọi trực tiếp từ website), mobile… chỉ cần thiết bị kết nối Internet là được.

Tối ưu chi phí cước với báo cáo theo thời gian thực

Doanh nghiệp có thể kiểm soát dễ dàng chi phí phát sinh hàng tháng, phát hành hóa đơn bằng tính năng báo cáo theo thời gian thực nghĩa là theo đúng thời gian phát sinh dịch vụ thực tế.

Tính năng ghi âm cuộc gọi

Tính năng này giúp cho tất cả các cuộc gọi đến và cuộc gọi đi được ghi âm lại, người quản lý có thể nghe các cuộc gọi được ghi âm để kiểm tra chất lượng các cuộc gọi này như thế nào và có hướng điều chỉnh phù hợp nếu phát hiện ra vấn đề 1 cách nhanh nhất. Từ đó cải tiến chất lượng của nhân viên hoặc dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Khả năng bảo mật cao, an toàn tuyệt đối cho người sử dụng 

Với dịch vụ từ nhà cung cấp hạ tầng trên nền tảng điện toán đám mây như BizFly Cloud, bảo mật là 1 yêu cầu bắt buộc khi phát triển dịch vụ. Hệ thống tổng đài sẽ được bảo vệ trên tầng an ninh chạy ngầm 24/7 đang bảo vệ cho các hệ thống báo chí hàng đầu: Kênh 14, CafeF, Báo Pháp Luật & Đời Sống, Tuổi trẻ…

4. Lý do nên lựa chọn giải pháp tổng đài ảo của BizFly Cloud

Triển khai ngay một kênh tổng đài ảo tiện ích, đầy đủ tính năng, tích hợp sẵn sàng với các kênh khách hàng khác như CRM, chatbot, email… để không bỏ lỡ bất cứ một cơ hội chinh phục khách hàng nào với BizFly Call Center. Chỉ vài thao tác để thiết lập, không tốn công sức vận hành, cài đặt trên smartphone với đầu số riêng, nhiều ưu đãi: miễn phí 5GB dung lượng lưu trữ, miễn phí gọi nội bộ, tiết kiệm tới 30% cước phí gọi ra so với tổng đài truyền thống,.. và đặc biệt tặng thời gian sử dụng MIỄN PHÍ dịch vụ là những ưu điểm nổi bật dịch vụ mang lại.

Liên hệ để được tư vấn giải pháp trực tiếp tại: (024) 7302 8888 / (028) 7302 8888

Scroll to Top